Videoconferência: etiqueta e respeito aos colegas

Com o avanço da pandemia do Coronavírus o home office deixou de ser uma opção e se tornou a solução para um grande número de profissionais, empresas, instituições de ensino e todos que podem manter a sua atividade remotamente. Uma prática bem aceita e altamente produtiva, tanto que, algumas empresas já estão comunicando a adesão total ao regime trabalho à distância e outras partindo para um sistema híbrido.
A nova rotina trouxe mudança também na forma de relacionamento e nos encontros de trabalho. Todos tivemos que nos adaptar ao uso dos aplicativos e plataformas de videoconferências para nos conectar, compartilhar informações, apresentar relatórios, receber treinamento ou orientações.
Porém, ainda deparamos com a falta de uma conduta adequada nas reuniões virtuais. Atitudes que passam mensagens subliminares, que vão da falta de interesse até o desrespeito para com os colegas. Claro que ninguém estava preparado para essa transição tão rápida e com tantas limitações. Mas, passada a surpresa, é preciso se preparar para encontros mais agradáveis e produtivos.
Por isso, não é demais lembrar de algumas regras básicas e etiqueta. Na verdade, tratam-se das mesmas para as reuniões físicas, agora, com maior domínio das ferramentas de transmissão e cuidado na exposição do ambiente familiar para evitar situações embaraçosas.

Host
• Planejar a agenda e enviar com antecedência aos convidados
• Testar a configuração do equipamento, microfone e som
• Ter controle do tempo e fluidez dos temas da agenda
• Envolver os participantes para criar engajamento
• Conhecer e ter domínio das ferramentas de videoconferência
• Verificar a velocidade da internet. (Se abaixo de 20 mb, grande risco de problemas na transmissão)
• Registrar as ideias e temas discutidos. Uma ótima alternativa é o mapa mental
• Compartilhar o resumo do que foi discutido, deliberado, ações ou tarefas.(Algumas plataformas oferecem
meios de compartilhamento por meio de link).

Convidados
• Entrar na reunião no horário estipulado e permanecer até o final.(Se tiver que se ausentar evite
interromper).
• Manter o microfone silenciado. Ligar apenas quando for necessário
• Dê preferência por um local isolado reduzindo o risco de intervenções
• Testar o ângulo da câmera para iluminar o rosto e identificar um fundo neutro (atenção ao que aparece no
segundo plano!)
• Mantenha se presente, estar num local privado estimula a distração
• Evite o uso do celular, mesmo teclando mensagens

E por último, use o recurso da videoconferência com moderação, preferencialmente quando for necessário
compartilhar slides e documentos. É uma atitude de respeito ao tempo, espaço e liberdade das pessoas.
Lembrar que, além de se preparar para a agenda, os convidados terão que testar as configurações e
administrar outras variáveis como conseguir um local adequado e até alguém para cuidar dos filhos.